Zásady zpracování osobních údajů

Toto jsou zásady zpracování osobních údajů advokátní kanceláře Baroch Sobota, advokátní kancelář s.r.o., IČO: 242 74 593, se sídlem Londýnská 59, 120 00 Praha 2 (dále také jen „advokátní kancelář″) za účelem transparentním a přímočarým způsobem informovat o zpracování osobních údajů, k němuž v rámci činnosti advokátní kanceláře nebo v souvislosti s ní dochází.

Osobní údaje zpracovává advokátní kancelář v souladu s právními předpisy, především se zákonem č. 85/1996 Sb., o advokacii, ve znění pozdějších předpisů, a Nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů).

Budete-li mít jako osoba, jejíž osobní údaje jsou či mohou být naší advokátní kanceláří zpracovávány, po přečtení těchto zásad další dotazy týkající se zpracování Vašich osobních údajů, neváhejte se na nás obrátit prostřednictvím emailu: info@baroch-sobota.cz.

1. Na koho se tyto zásady zpracování osobních údajů vztahují

Tyto zásady se vztahují zejména na tyto osoby:

• (potenciální) klienti advokátní kanceláře
• příjemci emailů zasílaných advokátní kanceláří
• zaměstnanci advokátní kanceláře
• další osoby, s nimiž advokátní kancelář spolupracuje, kteří sami advokátní kancelář kontaktují nebo jejichž osobní údaje advokátní kancelář v rámci své činnosti nebo v souvislosti s ní dále zpracovává.

Uvedené osoby mohou být v těchto zásadách dále společně označovány pod jednotným názvem jako „klienti“.

2. Z jakého důvodu a za jakým účelem o Vás osobní údaje zpracováváme

Naše advokátní kancelář zpracovává osobní údaje klientů pouze v rozsahu daného účelem jejich zpracování, tj. k jakému účelu tyto osobní údaje získala, popřípadě k účelům uvedeným níže, a průběžně kontroluje, zda jsou osobní údaje zpracovávány zákonným způsobem. Pokud dané osobní údaje k předmětnému účelu již zapotřebí nejsou, provedeme jejich likvidaci.

Jedná se o tyto důvody a účely zpracování osobních údajů:

• plnění smlouvy
  • v případě poskytování právních služeb se jedná o zpracování a právní řešení daného případu
  • v ostatních případech se jedná o plnění práv a povinnosti vyplývajících ze smlouvy
  • uzavírání pracovněprávních vztahů
  • fakturace služeb
• proces před uzavřením smlouvy
  • zpracování osobních údajů před uzavřením smlouvy
  • výběr kandidátů na volná pracovní místa v advokátní kanceláři
• plnění povinností uložených zákonem
  • archivační povinnost stanovená právními předpisy
  • povinnosti stanovené stavovskými předpisy týkající se identifikace a archivace
  • předcházení praní špinavých peněz a financování terorismu
  • pracovněprávní agenda týkající se zaměstnanců
• oprávněný zájem advokátní kanceláře (se zohledněním přiměřeného zásahu do soukromí)
  • ochrana majetku advokátní kanceláře
  • zlepšení vnitřních procesů v rámci organizace a efektivity práce
  • udržování kontaktů v rámci klientské databáze
• souhlas se zpracováním osobních údajů
  • ve výjimečných případech může advokátní kancelář zpracovávat osobní údaje na základě souhlasu se zpracováním osobních údajů. Tento právní důvod zpracování osobních údajů bude zvolen teprve tehdy, pokud nebude možné použít jiný právní důvod zpracování osobních údajů. V případě zpracování osobních údajů na základě souhlasu bude klientům dána možnost tento souhlas kdykoliv bez jakékoliv sankce odvolat.

Klienti, kteří poskytují advokátní kanceláři osobní údaje ke zpracování, je poskytují zcela dobrovolně. Pokud ovšem klienti neposkytnou advokátní kanceláři v některých případech osobní údaje např. pro účely poskytnutí právní služby, nemůže dojít k poskytnutí služeb za uvedeným účelem.

3. Jaké osobní údaje zpracováváme

Rozsah zpracování osobních údajů stejně jako kategorie osobních údajů, které zpracováváme, se odvíjejí od účelu jejich zpracování nebo od právního případu, v rámci kterého právní služby poskytujeme.

Především zpracováváme tyto osobní údaje:

• adresní a identifikační údaje: například jméno, příjmení, titul, telefonní číslo, e-mailová adresa, datum narození, adresa pobytu (trvalého, přechodného), rodné číslo, číslo pasu, číslo občanského průkazu, státní příslušnost
• popisné údaje: akademické tituly
• jiné osobní údaje: kamerové záznamy, fotografie, zvukové záznamy.

4. Zdroje osobních údajů

• osobní údaje poskytnuté advokátní kanceláři
  • klienty, popřípadě osobami klienty pověřenými nebo zaměstnavatelem či obchodním partnerem klienta
  • protistranou, popřípadě jejími právními zástupci
  • na jednáních, schůzích nebo jiných obdobných akcích
  • soudy, státními orgány a dalšími institucemi
  • obchodními partnery
• osobní údaje získané z jiných zdrojů
  • webové platformy obsahující osobní údaje zveřejněné na základě oprávněného zájmu nebo zákona (zejm. obchodní rejstřík, insolvenční rejstřík, katastr nemovitostí)
  • třetí strany včetně správních orgánů nebo jiných veřejně nebo omezeně přístupných databází
  • internetové stránky obchodních korporací, správních úřadů, organizací nebo jiných subjektů.

5. Kdo Vaše osobní údaje může zpracovávat

Advokátní kancelář předává osobní údaje dalším osobám pouze tehdy, pokud je to nezbytné pro poskytování právních služeb nebo pro plnění účelů zpracování osobních údajů uvedených v čl. 2 těchto zásad a pouze v rozsahu nezbytně nutném.

Osoby, které mohou osobní údaje klientů obdržet, mohou zahrnovat zejména advokáty spolupracující s advokátní kanceláří, dodavatele služeb, auditory, znalce, účetní, odborníky, kteří jsou pověřeni vydáváním odborných vyjádření a posudků, notáře a doručovatele písemností.

6. Zabezpečení osobních údajů

Advokátní kancelář prohlašuje, že se všemi osobními údaji, které od klientů získá, nakládá jako s přísně důvěrnými v souladu s právními předpisy upravujícími ochranu osobních údajů.

Advokátní kancelář přijala všechna nezbytná bezpečnostní a organizační opatření, aby osobní údaje klientů chránila před jejich zneužitím, ztrátou, zničením či poškozením.

Advokátní kancelář si je vědoma hodnoty osobních údajů svých klientů a jejich zpracování provádí tak, aby byly v maximální míře chráněny. Advokátní kancelář chrání osobní údaje klientů a tím i jejich soukromí.

Osobní údaje klientů nebudou při zpracování předmětem automatizovaného individuálního rozhodování, včetně profilování.

7. Doba zpracování osobních údajů

Osobní údaje klientů zpracováváme po dobu nezbytně nutnou pro splnění účelů zpracování osobních údajů dle čl. 2 těchto zásad. Před uplynutím této doby dochází k zastavení nebo přerušení zpracování osobních údajů v nejvyšším možném rozsahu, jakmile daný klient uplatní některá ze svých práv uvedených v čl. 8 těchto zásad, pokud bude mít toto uplatnění za následek omezení, přerušení nebo zastavení zpracování osobních údajů.

Dojde-li ke skutečnosti, která bude mít za následek omezení, přerušení nebo zastavení zpracování osobních údajů, bude advokátní kancelář zpracovávat osobní údaje daného klienta pouze v nezbytném rozsahu, po nezbytně dlouhou dobu a pouze za účelem ochrany práv a právem chráněných zájmů advokátní kanceláře. Jakmile pomine i tento účel zpracování osobních údajů, provede advokátní kancelář jejich likvidaci.

8. Práva klientů

Právo na přístup. Klient má právo získat od advokátní kanceláře potvrzení, zda dochází ke zpracování jeho osobních údajů, a pokud ano, má právo na přístup k těmto informacím a v souvislosti s tím rovněž požadovat zejména sdělení příjemců, kterým tyto osobní údaje byly nebo budou zpřístupněny.

Právo na kopii. V případě, že nedojde k nepříznivému dotčení práv a svobod třetích osob, má klient právo požadovat po advokátní kanceláři kopii zpracovávaných osobních údajů, které se jej týkají.

Právo na opravu a doplnění. Klient má právo, aby advokátní kancelář bez zbytečného odkladu opravila nepřesné osobní údaje, které se jej týkají, a to na základě vlastního oznámení nebo jiného hodnověrného zjištění advokátní kanceláře. Klient má vedle práva na opravu osobních údajů, které se jej týkají, rovněž právo na jejich doplnění, pokud jsou již poskytnuté a zpracovávané osobní údaje neúplné.

Právo na výmaz. V okamžiku, kdy již advokátní kancelář zpracovávané osobní údaje týkající se klienta pro shora uvedené účely nepotřebuje a není žádného dalšího oprávněného důvodu pro jejich zpracování advokátní kanceláří, tyto osobní údaje jsou zpracovávány protiprávně, byl souhlas s jejich zpracováním odvolán, nebo po vznesené námitce nejsou důvody pro jejich další zpracování, má klient právo po advokátní kanceláři požadovat, aby takové osobní údaje byly vymazány, resp. Dostatečně zabezpečeny před jejich zpracováním, popřípadě znepřístupněny. Advokátní kancelář má právo tento požadavek odmítnout, trvá-li stále důvod pro jejich zpracování. Výmaz nebude proveden, pokud osobní údaje týkající se klienta musí být ze strany advokátní kanceláře zpracovávány za účelem určení, výkonu nebo obhajoby nároků, či plnění právní povinnosti advokátní kanceláře.

Právo na omezené zpracování. V případě, že by se klient dozvěděl, že jeho osobní údaje zpracovávané advokátní kanceláří jsou nepřesné, popřípadě jejich zpracování protiprávní, či nepotřebné, popřípadě byla-li podána námitka, může klient do doby, než dojde k řádně odůvodněnému postupu advokátní kanceláře, nebo rozhodnutí o námitce, požadovat, aby advokátní kancelář v uvedeném rozsahu omezila zpracování těchto osobních údajů, avšak pouze v nejmenším přípustném rozsahu.

Právo na přenositelnost. Klient má právo získat osobní údaje, které poskytl advokátní kanceláři, ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu a právo předat tyto údaje jiné advokátní kanceláři. Stejně tak má klient právo, aby advokátní kancelář předala tyto osobní údaje přímo druhému správci, je-li to technicky proveditelné.

Právo podat námitku. Advokátní kancelář tímto klienta výslovně poučuje o možnosti podat proti zpracování osobních údajů, které se ho týkají, námitku, avšak pouze v případě, že se jedná o takové zpracování osobních údajů probíhající z titulu oprávněného zájmu advokátní kanceláře nebo ve veřejném zájmu. Dále má klient právo podat námitku, pokud jsou jeho osobní údaje zpracovávány za účelem přímého marketingu, a to pro tento marketing, což zahrnuje i profilování. Tato námitka se podává přímo k advokátní kanceláři. V námitce musí klient vylíčit, jaký negativní dopad na něj dané zpracování osobních údajů má.

Právo nebýt předmětem automatizovaného rozhodování. Klient má právo nebýt předmětem žádného rozhodnutí založeného výhradně na automatizovaném zpracování, včetně profilování, které pro něho má právní účinky nebo se ho obdobným způsobem významně dotýká.

Právo podat stížnost. Klient má právo podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů, se sídlem Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, telefonní číslo +420 234 665 111, e-mail: posta@uoou.cz, pokud se domnívá, že došlo při zpracování osobních údajů, které se ho týkají, k porušení právních předpisů na ochranu osobních údajů.  

Právo odvolat souhlas.Pokud budou osobní údaje klienta zpracovávány na základě souhlasu se zpracováním osobních údajů, má klient právo tento souhlas kdykoliv odvolatzasláním emailu na adresu info@baroch-sobota.czs informací, že si klient nepřeje, aby jeho osobní údaje byly dále zpracovávány za účelem zpracování na základě tohoto souhlasu. Tím však není dotčena zákonnost zpracování osobních údajů před takovýmto odvoláním souhlasu.

9. Uplatňování práv

Veškerá práva klientů uvedená v těchto zásadách a dále vyplývající ze zpracování osobních údajů, které se jich týkají, může klient uplatňovat prostřednictvím emailu na adrese: info@baroch-sobota.cz.